Banco Agrupado: mais eficiência, menos monitoramentos e total conformidade legal
Introdução
Para que uma empresa seja confiável e acreditada no mercado é necessário garantir a gestão sobre a conformidade legal. Isso é essencial para manter o funcionamento da atividade, obter licenças de órgãos públicos e estar adequadamente em dia com suas obrigações legais (leis, decretos, portarias, normas, etc).
A grande dificuldade das empresas é identificar e garantir que toda a legislação aplicável aos seus negócios foi identificada e atendida, uma vez que a legislação é atualizada constantemente. Uma empresa que esteja atendendo 100% de requisitos legais em certo momento, pode passar a não atender na totalidade no momento seguinte em função de atualizações ou novos requisitos legais. A atualização constante acaba demandando muito esforço para identificar novos requisitos legais e ou alterações.
Uma das soluções existentes é a contratação de plataformas e empresas, inclusive a SMS Soluções; que realizam o levantamento de pontos que devem ser atendidos para garantir o cumprimento dos requisitos legais em vigor. São identificados os monitoramentos (check list de verificação de atendimento) vinculados a cada requisito legal que deve ser respondido pelo cliente com evidências para demonstrar o pleno atendimento; o resultado é uma relação extensa e repetitiva de itens a serem verificados, devido a legislação brasileira publicar leis e requerer requisitos semelhantes entre os diferentes âmbitos emissores de leis (federal, estadual e inclusive municipal). Para organizações certificadas temos também a necessidade de realizar uma avaliação periódica do atendimento aos requisitos legais, o que acaba aumentando o trabalho de avaliar monitoramentos e evidências sob o mesmo tema e com a mesma evidência.
Pensando em otimizar a gestão, garantir uma entrega assertiva e sempre atualizada a SMS Soluções desenvolveu a solução de um banco de legislação agrupado.
Neste formato, os monitoramentos são agrupados de forma inteligente, pelos mesmos temas e assuntos de forma que ao responder um monitoramento, a empresa já demostra o atendimento a diversos requisitos legais.
O banco continua funcionando da mesma maneira que os bancos tradicionais (lista de requisitos), com a atualização e informe mensal de novos requisitos legais, alterações e revogações, porém de forma agrupada, reduzindo a necessidade de anexar evidências semelhantes, pois havendo um novo requisito legal, caso aplicável, será relacionado a um agrupamento já existente.
Toda a legislação aplicável é disponibilizada na íntegra para consulta se assim necessário, porém com o uso do banco agrupado a interpretação é facilitada, não sendo necessário gastar horas verificando e respondendo monitoramentos muitas vezes repetitivos para garantir atendimento.
O banco agrupado é uma solução validada por organismos certificadores renomados e atualmente utilizada com êxito por diversos clientes, sendo proporcionada uma redução superior à 85% de monitoramentos a serem respondidos, com a mesma eficácia e qualidade de um banco de leis convencional.
Vamos facilitar a gestao de requisitos legais da sua empresa? Entre em contato com a gente.
Contribuição da nossa consultora Amanda Pacchini
